Tips para Reuniones Exitosas
Tips para Reuniones Exitosas: Una reunión exitosa puede permitirte vender una idea, finiquitar un negocio o realizar alguna alianza. Sea cual sea el objetivo, lo importante será transmitir el mensaje de forma correcta. El problema que muchos cometen en una reunión es distraer el mensaje hacia aspectos que entorpecen la comunicación, y cuando se trata del ámbito de los negocios no podemos jugarnos el chance de una segunda oportunidad.
Diferentes estudios demuestran que las reuniones son menos productivas y eficaces de lo que deberían. Seguro que lo has experimentado en más de una ocasión, entras a una reunión que se alarga durante horas y, cuando sales, no solo has dejado de hacer un montón de tareas que tenías pendientes sino que, además, no has sacado ninguna conclusión de todo lo que se acaba de hablar.
Resultado, toda la gente sale con la impresión de haber perdido el tiempo. Para alcanzar los objetivos propuestos no basta con aprenderse la información a transmitir, el mensaje tiene que impartir poder, convencer y sobre todo calar en los demás. Errores simples podrían resultar en el fracaso de la reunión.
¿Cómo lograrlo?
Aunque exponer ante un público podría ser tarea difícil e incluso generar algo de incertidumbre, el prepararse mentalmente es el primer paso que tienes que dar. La clave de una reunión exitosa es mostrar seguridad; sin embargo, para demostrarlo hay que sentirlo, la seguridad no se puede fingir ni improvisar.
Si eres seguro, los demás se sentirán atraídos a ti y a tu mensaje. Si tu objetivo es vender una idea, será más fácil lograrlo si provocas que los presentes te admiren. Nadie esperaría que una reunión sea exitosa si el expositor no lo es, ¿o sí?
Antes de seguir con el tema de Tips para Reuniones Exitosas te recomendamos ver este post después, que pueda ayudarte en esta modalidad de entrevistas, se el mejor en tu profesión requiere de preparación y de perseverancia
Las siguientes recomendaciones te ayudarán a demostrar seguridad y alcanzar el éxito en una reunión de negocios:
1. Cuida tu vestimenta. Viste con decoro, usa ropa limpia y bien cuidada. Escoge un atuendo acorde a la reunión, esto te hará sentir más relajado. No hay nada peor que desentonar, recuerda que es mejor que peques por vestir bien a que seas el peor vestido de la reunión.
Si crees que esto no es importante, ya habrás perdido un 93% del éxito de tu mensaje.
2. Respeta el timing. Es frecuente que las reuniones superen el plazo de tiempo que se había establecido. Lo ideal sería que una reunión no excediera 1 hora. Entre los 30 y los 60 minutos es el tiempo que podemos conservar un alto nivel de concentración y de implicación. Si has previsto una reunión de 30 minutos, respeta los tiempos. Si prevés que pueda durar más de 1 hora, ten en cuenta hacer una pequeña pausa.
3. Sé cortés. Si tratas con cortesía a los demás, mantendrás la serenidad de la reunión y harás que el ambiente se torne menos tenso. ¡Una buena acción atrae buenas reacciones!
4. Prepara tu mensaje. Prepararse con tiempo es la clave, no improvises, mucho menos cuando se trata de temas técnicos. Si los presentes son expertos notarán que no conoces del tema. Una persona que no se prepara mostrará nerviosismo.
5. Nunca digas que no lo sabes. Una cosa es evitar improvisar y otra es demostrar poco profesionalismo, no tienes porqué decirle a los demás que no lo sabes, puedes indicar que pronto les tendrás la respuesta, que lo vas a investigar o bien preguntarles para ver si podrías aclarar la duda de otra manera.
6. Cree en tu producto o servicio. Si tú no crees en la idea que estás vendiendo, nadie más lo creerá, cuando alguien titubea se nota y como efecto dominó provocará el mismo sentir en los demás. Conocer las bondades de tu producto o servicio te ayudará a venderlo fácilmente.
7. Anticípate a lo que el cliente quiere. Si haces este ejercicio estarás mejor preparado. Piensa en las preguntas que podría hacerte un cliente interesado. Prepara respuestas concretas e inteligentes. También medita en aquellos que quieran boicotear tu idea y razona la mejor manera de demostrar que tan exitosa es.
8. Deja a un lado el teléfono celular. Una forma de demostrar que eres serio y te interesa la reunión es bajándole el volumen al teléfono celular, distracciones como estas pueden incomodar a los demás y hará que pierdas el hilo de la conversación.
9. Cuidado con los accesorios u otros elementos. Evita usar accesorios que llamen mucho la atención. No uses pulseras que suenen cuando muevas tus manos. Distractores como estos hacen que se pierda el contenido del mensaje.
10. Define un día y hora adecuados. Procura no agendar los lunes o viernes y prefiere hacer la reunión en horas de la mañana. En esos días o al filo de la tarde, las personas suelen estar indispuestas o cansadas.
11. Establece un tiempo para las preguntas y respuestas. Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberías fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles.
12. Lleva a cabo las acciones comprometidas en la reunión. No hay nada que más pueda enervar a un trabajador que haber pasado un montón de rato en una reunión para que luego no se lleve a cabo nada de lo que allí se ha tratado. Es totalmente desmotivador y contra productivo. Si a lo largo de la reunión se han acordado una serie de acciones, llévalas a cabo.
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